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COVID-19: information de la FSMA pour les institutions de retraite professionnelle

Actualités - 30/03/2020
-
Auteur(s) 
Anne Sterckx


La FSMA tient à assurer qu’elle a pris les dispositions nécessaires pour garantir la continuité de ses activités et indique les points suivants :

La FSMA demande aux IRP à se tenir informées des mesures prises par les autorités pour lutter contre la pandémie de Covid-19 et à appliquer celles-ci immédiatement et dans leur intégralité. Malgré le caractère exceptionnel de la situation, la FSMA attend des IRP qu’elles respectent les dispositions légales et réglementaires qui leur sont applicables. Cependant, la FSMA est disposée à faire preuve de la souplesse nécessaire au niveau de l’application concrète des règles, en ce qui concerne notamment les délais à respecter pour l’adaptation régulière des documents clés, tels que la SIP.

Eu égard aux circonstances difficiles et inédites dans lesquelles le secteur financier évolue actuellement, la FSMA veillera à ne pas alourdir inutilement le fonctionnement des IRP et limitera son action aux mesures de contrôle qui, dans la situation actuelle, sont nécessaires. La FSMA se voit contrainte, dans le contexte notamment de ses obligations internationales, de collecter des informations plus précises auprès de certaines ou de l’ensemble des IRP afin de pouvoir suivre de près l’évolution de la situation financière des IRP causée par cette crise. La FSMA fera également preuve de la flexibilité nécessaire en ce qui concerne les délais qu’elle a imposés ou imposera encore à des IRP. Elle prendra contact à ce sujet avec les différentes IRP concernées.

En raison des mesures de sécurité impératives édictées par les autorités, il n’est actuellement pas possible d’organiser des réunions physiques du conseil d’administration ni de tenir des assemblées générales. Il est en outre impossible, à ce stade, d’estimer à quel moment de telles réunions ou assemblées pourraient à nouveau avoir lieu. La FSMA croit savoir qu’une initiative pourrait être prise dans ce contexte par le gouvernement afin d’assouplir les modalités de convocation des organes de l’IRP, même si cela va à l’encontre des dispositions statutaires. Dès que l’on y verra plus clair sur ce plan, la FSMA vous communiquera des informations à ce sujet.

La FSMA rappelle que, dans des circonstances exceptionnelles et lorsque l’intérêt social le justifie, le conseil d’administration d’une IRP peut délibérer par voie de procédure écrite, pour autant que les statuts de l’IRP l’y autorisent. Les décisions peuvent alors être prises par consentement unanime des administrateurs, exprimé par écrit. La FSMA estime que les conditions légales précitées sont actuellement remplies. Mais une procédure écrite n’est pas possible, en vertu de la loi, pour certaines décisions cruciales, comme celles relatives à l’établissement des comptes annuels, à l’utilisation du fonds social et à d’autres cas exclus par les statuts. Enfin, la FSMA est d’avis qu’une réunion tenue entièrement par vidéo conférence ou conférence téléphonique peut être assimilée à une réunion “physique” puisqu’elle permet un débat contradictoire. La FSMA encourage d’ailleurs le conseil d’administration à organiser régulièrement des réunions “digitales” afin de suivre de près la situation due à la crise actuelle.

Les deadlines à respecter dans le cadre du reporting annuel approchent. Il est possible que le gouvernement prenne une initiative afin de permettre le report des délais d’adoption et de publication des comptes annuels. Au niveau européen aussi, des discussions sont en cours à ce sujet. La FSMA communiquera de plus amples informations dès que la situation sera clarifiée.

Les IRP peuvent se voir actuellement confrontées à un certain nombre de problèmes pratiques lorsqu’elles doivent soumettre à la FSMA des dossiers visant à permettre l’évaluation “fit & proper” des candidats dont elles proposent la nomination ou le renouvellement de la nomination comme membre des organes opérationnels ou comme responsable de fonctions clés. Pour faire face à ces problèmes, la FSMA autorise les IRP, aussi longtemps que les mesures de sécurité imposées par les autorités sont d’application, à recourir à la procédure suivante :

  • formulaire : s’il n’est pas possible de scanner le formulaire complété, la version Word de ce formulaire peut être téléchargée sur eCorporate ; dans ce cas, la signature peut être remplacée par une photo de la signature ou par la mention “complété en toute sincérité et en toute bonne foi”, suivie du nom et du prénom de la personne qui 'signe' ;
  • extrait de casier judiciaire : la FSMA souligne que ce document peut être demandé par voie électronique auprès de la commune (pour les personnes physiques) et le SPF Justice (pour les personnes morales). Si la fourniture d’un extrait n’est toutefois pas possible, la FSMA accepte provisoirement que le candidat concerné lui transmette une déclaration sur l’honneur concernant sa situation. Si son casier judiciaire n’est pas vierge, le candidat devra mentionner la ou les peines encourues et la ou les infractions pour lesquelles il a été condamné. L’extrait en lui-même devra être téléchargé sur eCorporate dès qu’il sera disponible.
La pandémie de Covid-19 peut aussi avoir des répercussions sur le fonctionnement journalier de l’IRP et sa prestation de services à l’égard des affiliés et des bénéficiaires, notamment en ce qui concerne le versement des prestations de retraite et la gestion de patrimoines. La politique de continuité classique d’une IRP, ainsi que les mesures et plans d’urgence qui en découlent, ne sont sans doute pas tout à fait conçus pour affronter une pandémie qui peut durer des semaines et des mois. A la lumière de ce constat, il serait peut-être nécessaire que votre IRP, ou les prestataires de services auxquels elle fait appel, prennent des initiatives supplémentaires pour continuer à garantir leur bon fonctionnement et leur prestation de services. La FSMA souhaite vous aider dans cet exercice et se propose de dresser une liste des points d’attention et des mesures possibles dans une lettre circulaire qui sera diffusée prochainement. Elle vous fournira en temps voulu des précisions à ce sujet.
Enfin, la crise du Covid-19 requiert un suivi particulier des risques auxquels les IRP se voient confrontées. Outre les risques opérationnels principalement liés à la continuité des activités et aux processus de prise de décision, la crise du Covid-19 a également un impact important sur les marchés financiers. Les IRP devront par conséquent examiner dans quelle mesure elles sont capables de continuer à honorer leurs obligations à court terme, compte tenu non seulement de la situation actuelle mais également de la possibilité que la crise perdure pendant un certain temps. La FSMA communiquera ultérieurement, en fonction de l’évolution observée sur les marchés financiers, ce qu’il en est au niveau des mesures de redressement. Elle prendra également contact de manière bilatérale avec les IRP qui présentent des insuffisances de financement par rapport à leurs obligations à court terme, afin de se concerter avec elles sur le délai dans lequel elles devront déposer un plan de redressement et sur la durée des mesures de redressement elles-mêmes.  

Pour terminer, la FSMA demande aux IRP de l’informer sans délai dans l’hypothèse où l’évaluation ou la négociation de certains actifs contenus dans leur portefeuille venait à être suspendue. Il convient à cet égard d’être tout spécialement attentif aux instruments de placement collectif qui, compte tenu des circonstances de marché actuelles, devraient faire l’objet de mesures de liquidité particulières.

 
 

Source:  FSMA